UKR
Четвер 27 Квітня 2017 року subscribe_imgПідписатися на новини
kaxobka
Офіційний сайт територіальної громади міста
Версія сайту для людей з вадами слуху та зору

Оголошення


24.04.2017

Рішенням конкурсної комісії від 14.04.2017 р. з відбору суб’єктів оціночної діяльності для здійснення експертної грошової оцінки земельних ділянок, які розташовані за адресою:

Детальніше

20.04.2017

Оголошується конкурс з відбору суб’єктів оціночної діяльності для проведення незалежної оцінки комунального майна територіальної громади міста - частини 1 поверху будівлі за адресою м. Каховка, вул. Велика Куликовська, 103 з метою надання в оренду.

Детальніше

19.04.2017

21 квітня 2017 року о 16.00 біля будинку по вулиці Панкеєвська ( колишня - Карла Лібкнехта), 114 відбудуться звіти депутатів Каховської міської ради

Детальніше

18.04.2017

УВАГА!

Детальніше

13.04.2017

ОГОЛОШУЄТЬСЯ
КОНКУРС З ВІДБОРУ СУБ’ЄКТІВ ОЦІНОЧНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
З ОЦІНКИ ЗЕМЕЛЬНИХ ДІЛЯНОК

Детальніше

Лічильник відвідувачів


Сьогодні489
Вчора675
На цьому тижні2360
Минулого тижня3735
У цьому місяці14340
Минулого місяця15000
За весь період204701
27.03.15

Регламент виконкому


УКРАЇНА
КАХОВСЬКА МІСЬКА РАДА
ХЕРСОНСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ


РІШЕННЯ

Від 18.01.2011 1

м. Каховка

 

Про регламент роботи виконавчого

комітету міської ради


Керуючись статтею 52 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні", виконавчий комітет міської ради


ВИРІШИВ:

1. Затвердити регламент роботи виконавчого комітету міської ради (додається).

2. Заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому провести навчання з працівниками управлінь та відділів міської ради по регламенту роботи виконавчого комітету міської ради.

3. Рішення виконавчого комітету від 23.05.2006 р. № 131 «Про регламент роботи виконавчого комітету міської ради» вважати таким, що втратило чинність.

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.

 

Міський голова О.П.Карасевич

 


ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконкому

від 18.01.2011 № 1


РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Каховської міської ради V скликання


1. Загальні положення

1.1. Цей Регламент відповідно до Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Каховської міської ради (далі - виконавчий комітет).

1.2. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, який утворюється нею на строк її повноважень.

1.3. Виконавчий комітет у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, розпорядженнями обласної державної адміністрації (відповідно до делегованих повноважень), загальнообов’язковими рішеннями обласної та міської рад.

1.4. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, бланки з Державним Гербом, рахунки в банківських установах.

1.5. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади - також обласній державній адміністрації.

1.6. Виконавчий комітет утворюється відповідно до статей 26, 51 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні".

Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

1.7. Виконавчий комітет здійснює свої повноваження на підставі ст. 52 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", розглядає і вирішує питання, віднесені цим Законом до відання виконавчих органів ради.

1.8. Виконавчий комітет не менш як один раз на рік через звіт міського голови інформує про свою діяльність територіальну громаду міста.

1.9. Після закінчення повноважень міської ради VІ скликання виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування радою нового складу виконавчого комітету.


2. Організація роботи виконавчого комітету

2.1. Організація роботи виконавчого комітету здійснюється шляхом:

2.1.1. Проведення

2.1.1.1. Засідань виконавчого комітету.

2.1.1.2. Оперативних нарад міського голови з його першим заступником, заступниками з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому та секретарем міської ради, керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, керівниками підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, з питань, віднесених до компетенції міської ради.

2.1.1.3. Нарад-семінарів міського голови, першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому та секретаря міської ради, які скликаються ними відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

2.1.1.4. Засідань комісій, створених виконавчим комітетом для координації дій та організації роботи в тій чи іншій сфері (галузі).

2.1.1.5. Загальноміських заходів чи зібрань (референдумів, громадських слухань, конференцій, зборів, круглих столів, прямих ліній тощо).

2.1.1.6. Об’їздів територій, відвідань підприємств, установ і організацій, зустрічей з мешканцями міста з метою ознайомлення зі станом справ, оцінки соціально-економічної обстановки.

2.1.2. Створення комісій та робочих груп із спеціалістів виконавчих органів міської ради з залученням спеціалістів підприємств, установ та організацій, керівників і членів політичних партій, громадських об’єднань, членів територіальної громади для вивчення питань і підготовки пропозицій керівництву міської ради та проектів рішень виконавчого комітету, виконання інших доручень.

2.1.3. Видання розпоряджень та доручень міського голови, розпорядчих документів керівників виконавчих органів на виконання своїх функціональних повноважень, а також організації виконання розпорядчих документів вищих органів виконавчої влади ((відповідно до делегованих повноважень).


3. Планування роботи

3.1. Практична діяльність виконавчого комітету щодо реалізації повноважень, передбачених чинним законодавством, організовується відповідно до планів роботи, які затверджуються рішенням виконавчого комітету.

3.2. План роботи виконавчого комітету складається, як правило, на рік та містить такі розділи:

3.2.1. Питання для розгляду на засіданнях виконавчого комітету.

3.2.2. Перелік рішень, хід виконання яких розглядається в порядку контролю.

3.3. Проекти планів виконавчого комітету розробляються організаційно-кадровим відділом з урахуванням пропозицій постійних комісій, утворених радою та виконкомом, депутатів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів, членів виконавчого комітету, погоджених з першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому та секретарем ради і подаються на засідання виконавчого комітету разом з проектом рішення.

Загальне керівництво за розробкою планів здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконокому, який за погодженням з міським головою має право вносити зміни та доповнення до поданих проектів, враховуючи соціально-економічний стан міста та виконання раніше прийнятих рішень.

3.4. План роботи виконавчого комітету на рік затверджується у грудні місяці.

3.5. Проект рішення про план роботи виконавчого комітету візується першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, начальниками організаційно-кадрового, загального та юридичного відділів.

3.6. Зміни і доповнення до плану роботи виконавчого комітету можуть бути внесені тільки за рішенням виконкому.

3.7. План роботи не пізніше як у триденний строк після його затвердження надсилається структурним підрозділам міської ради та виконавцям, зазначеним у плані.

3.8. Контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому.

3.9. У виконавчому комітеті складається щомісячний план проведення основних організаційних заходів, який готується організаційним відділом та подається на затвердження міському голові до 29 числа попереднього місяця ( у лютому місяці до 26 числа).

3.10. При проведенні нарад, семінарів, конференцій та інших масових заходів розробляються плани їх проведення, які подаються на затвердження міському голові, його першому заступнику, заступникам з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому та секретарю ради згідно з розподілом функціональних повноважень не пізніше як за 2 - 5 днів до їх проведення.

3.11. Організаційне забезпечення роботи виконавчого комітету, управлінь, відділів, інших виконавчих органів здійснюється шляхом визначення відповідальних працівників чи підрозділів за виконання планів (заходів) та покладання контролю на першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступника з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому та секретаря міської ради згідно з розподілом функціональних повноважень.


4. Порядок проведення засідань виконкому

4.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання, які скликаються міським головою.

4.2. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться у другий вівторок кожного місяця. При необхідності скликаються позачергові засідання виконкому.

Початок засідань виконкому, як правило, о 9.00 год.

4.3. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.

Члени виконавчого комітету зобов’язані брати участь в його засіданнях, а якщо з поважних причин такої можливості немає - про це ними повідомляється міський голова.

4.4. У засіданні виконкому мають право брати участь депутати міської ради, керівники структурних підрозділів міської ради, а також запрошені.

4.5. Крім членів виконавчого комітету, на кожне засідання запрошуються прокурор міста, головний редактор газети „Каховська зоря", начальники організаційно-кадрового, загального та юридичного відділів.

4.6. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів та осіб, зазначених у пунктах 4.4, 4.5, про дату, час і місце проведення засідання виконкому, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень здійснює загальний відділ.

4.7. Присутність запрошених осіб відповідно до списку, що додається до проекту рішення, ознайомлення їх з проектом рішення забезпечують управління, відділи та інші виконавчі органи ради, відповідальні за підготовку питання на засідання виконавчого комітету.

4.8. Засідання виконавчого комітету здійснюється згідно з порядком денним, який формує загальний відділ міської ради за погодженням з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому. Не пізніше як за 5 днів до засідання порядок денний погоджується з міським головою.

4.9. Доповідають на засіданнях виконкому перший заступник та заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому, секретар міської ради, керівники структурних підрозділів міської ради, а також керівники підприємств і установ, організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, інших форм власності з питань, віднесених законодавством до компетенції виконавчих органів міської ради.

4.10. Після кожних 1.5 години засідання оголошується перерва до 15 хвилин. У процесі обговорення питання, з дозволу головуючого, можуть проводитися дискусії та діалоги. Час дискусії до 5 хвилин зараховується кожному з її учасників як один виступ.

4.11. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету.

4.12. Засідання виконавчого комітету оформляється протоколом. Ведення його здійснює загальний відділ.

4.13. Оформлені протоколи не пізніше як за 10 днів після засідання виконавчого комітету подаються на підпис міському голові.

4.14. Оригінали протоколів, рішень з додатками формуються в хронологічному порядку і загальним відділом зшиваються у справи.

4.15. Загальний відділ несе відповідальність за збереження наявних у протоколах документів і дотримання конфіденційності щодо їх змісту.

4.16. Протоколи зберігаються в загальному відділі протягом 2-х років, а потім передаються архівному відділу міської ради на постійне зберігання.

4.17. Тимчасове вилучення документів з протоколів міської ради та її виконавчого комітету за вимогою правоохоронних органів проводиться виключно з дозволу міського голови у порядку, визначеному законодавством.


5. Підготовка проектів рішень

5.1. Офіційним документом, який приймається на засіданні виконавчого комітету, є рішення, що має відповідні реквізити: віддруковане на бланку встановленого зразка, має реєстраційний номер, дату і підпис міського голови, засвідчене гербовою печаткою виконавчого комітету.

5.2. Рішення виконкому приймаються на виконання указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень міської та обласної рад, розпоряджень голови обласної державної адміністрації (відповідно до делегованих повноважень), а також відповідно до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій та громадян.

5.3. Проекти рішень розробляються також за вказівками (дорученнями) міського голови або в ініціативному порядку його першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів в межах своєї компетенції.

5.4. Контроль за підготовкою проектів рішень на розгляд виконкому, їх доопрацюванням, організацією доведення рішень до виконавців, належного стану ведення діловодства та обліку покладається на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.

Організаційні заходи з цих питань здійснюють загальний і організаційно-кадровий відділи.

5.5. Безпосередніми виконавцями проектів рішень є керівники структурних підрозділів міської ради.

5.6. Рішення повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст, констатуючу і розпорядчу частину, можуть мати додатки. Якщо рішення приймається з делегованих повноважень, то про це обов’язково вказується в кінці заголовку в дужках: "делеговані повноваження".

В констатуючій частині стисло узагальнюються основні положення (позитивні та негативні). В розпорядчій частині вміщуються конкретні змістовні заходи з усунення зазначених недоліків та виконання поставлених завдань, терміни виконання, відповідальні виконавці та на кого покладено контроль за виконанням рішення в цілому, обумовлюються форми та шляхи контролю (терміни подачі проміжної, підсумкової інформацій).

Розпорядча частина викладається у вигляді пунктів з єдиною нумерацією арабськими цифрами. У разі потреби окремі пункти поділяються на підпункти другого і третього порядку, що нумеруються відповідно до взірців "3.1, 3.1.1". Сторінки документа також нумеруються.

5.7. Проекти рішень повинні бути короткими і не перевищувати в об’ємі, як правило, 2 - 3 друкованих сторінок, довідки - 4 друкованих сторінок. До них додаються: коротка довідка по суті питання, дані про доповідача, список запрошених осіб, перелік адресатів, яким необхідно буде надіслати рішення, та необхідні документи, передбачені законодавством.

5.8. При необхідності для підготовки рішень виконкому з планових питань створюється комісія, склад якої затверджується розпорядженням міського голови. До її складу включаються депутати, працівники управлінь та відділів міської ради, спеціалісти галузей міського господарства. Для докладного вивчення питання розробляється пам’ятка або перелік питань, на які необхідно звернути особливу увагу.

Крім доповідача з планового питання, виступає співдоповідач. Це, як правило, - куратор галузі, голова робочої групи з підготовки планового питання.

5.9. Персональну відповідальність за підготовку проектів рішень та наявність необхідних документів, на підставі яких пропонується прийняти рішення, несуть керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради.

5.10. Керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, що подають проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх та додатки до них з усіма зацікавленими особами.

Поруч з підписом проставляється дата погодження. Всі проекти рішень виконавчого комітету підлягають обов’язковому візуванню виконавцем, керівником відповідного управління (відділу), першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради відповідно до функціональних повноважень, юридичним, загальним, організаційно-кадровим відділами міської ради.

Питання, пов’язані з виконанням бюджету і соціально-економічним розвитком міста, в обов’язковому порядку погоджуються з фінансовим управлінням.

5.11. Якщо вносяться пропозиції щодо відміни або внесення змін в окремі пункти і рішення в цілому, доповідач зобов’язаний погодити його із загальним відділом, а рішення більше ніж дворічної давності - із архівним відділом і разом з проектом рішення подати письмове пояснення встановленого взірця.

5.12. При наявності розбіжностей з проектом рішення або окремими його пунктами посадовою особою, яка не згідна або має окрему думку, додається довідка з обгрунтуванням неузгодженостей. На засідання виконавчого комітету можуть вноситися альтернативні проекти рішень.

5.13. Після цього документ візується заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконокому та подається у загальний відділ для включення в порядок денний засідання виконавчого комітету в строки, вказані в п. 5.14.

5.14. Підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за підготовку питань, у загальний відділ не пізніше ніж за 7 календарних днів до засідання виконавчого комітету.

5.15. Після прийняття рішення у загальний відділ подається електронний носій (дискета тощо) з текстом цього документа, присвоєним номером та датою. Відповідальність за відповідність тексту оригіналу, що знаходиться на електронному носію, несе виконавець.

5.16. На основі поданих магнітних носіїв загальний відділ створює базу прийнятих рішень виконавчого комітету.

5.17. Проекти рішень, інші документи і матеріали з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету, подаються для попереднього ознайомлення членам виконавчого комітету не пізніше як за три дні до його засідання, члени виконкому можуть вносити до них зміни і доповнення. Рішення приймаються або відхиляються виконавчим комітетом з усіх питань з врахуванням змін і доповнень до проектів.

Проекти рішень, що вимагають оперативного вирішення, з дозволу міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому можуть бути внесені на розгляд виконкому за день до його засідання або можуть бути прийняті в робочому порядку шляхом опитування при наявності підписів більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.

5.18. Доповнення до проекту рішення, включеного в порядок денний засідання виконкому, візується виконавцем, куратором галузі, юридичним відділом, організаційно-кадровим відділом, загальним відділом, погоджується з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому і разом з первинними документами подається в загальний відділ не пізніше як за день до засідання виконкому.


6. Прийняття рішень

6.1. З усіх питань порядку денного з врахуванням змін і доповнень до проектів, що виникли в процесі обговорення на засіданні, виконком приймає рішення. Рішення виконкому приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконкому і є обов’язковим для виконання.

6.2. Рішення виконкому можуть прийматися без обговорення, якщо до проекту рішення не поступило зауважень і на цьому не наполягає ніхто із членів виконавчого комітету.

У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету міської ради, він може зупинити його дію своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд ради.

6.3. Рішення, прийняті з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень, протягом 2-х днів доопрацьовуються виконавцями (п. 5.5), візуються і передаються на підпис міському голові. Рішення виконкому підписуються міським головою, додатки до рішень - керівниками структурних підрозділів міської ради, що їх готували.

6.4. Підписані рішення реєструються в загальному відділі шляхом зазначення дати та присвоєння порядкового реєстраційного номера. Порядкова індексація рішень здійснюється в межах календарного року. Датою реєстрації рішення виконкому є дата його прийняття. Дата і номер зазначаються у визначеному на бланку місці.

6.5. У день підписання рішення або не пізніш як у 3-денний строк з дня підписання загальний відділ тиражує їх і надсилає виконавцям згідно зі списком розсилки.

6.6. Після одержання рішень виконавці в 10-денний термін, в разі необхідності, готують витяги з рішень, які засвідчують у загальному відділі і надсилають їх юридичним та фізичним особам.

6.7. Контроль за виконанням рішень здійснюється зазначеними в них посадовими особами, а облік рішень, аналіз повноти їх виконання, підготовка аналітичних інформацій щодо реалізації рішень за звітний період тощо забезпечується організаційно-кадровим відділом.

Доручення виконкому оформляються загальним відділом, доводяться до відома виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

6.8. За необхідності виконавці розробляють заходи щодо виконання рішень, які погоджуються з першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради, на яких покладено контроль за їх виконанням.


7. Відміна рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови на підставі судових рішень (рішення, ухвали, постанови)

7.1. В разі визнання недійсним або скасування рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови в судовому порядку, судове рішення, що набрало законної сили, є підставою для відміни рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови.

7.2. Виконавець разом з юридичним відділом або іншим виконавчим органом, який представляв інтереси виконавчого комітету міської ради або міського голови в суді, готує проект рішення виконкому міської ради щодо внесення необхідних змін або відміни раніше прийнятого рішення (розпорядження) в цілому.


8. Порядок підготовки та прийняття розпоряджень міського голови

8.1. Розпорядження приймаються на виконання повноважень відповідно до ст. 42, п. 3 ст. 52 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації (відповідно до делегованих повноважень) з метою оперативного вирішення кадрових питань та питань, пов’язаних з життєдіяльністю міста.

8.2. Проекти розпоряджень та додатки до них готують управління, відділи, інші структурні підрозділи міської ради з питань, що належать до їх відання.

Оформляються розпорядження згідно з пунктами 5.5 та 5.6 Регламенту. Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка.

8.3. Проекти розпоряджень візують відповідно до розподілу обов’язків перший заступник, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконокому, секретар ради, начальники юридичного, організаційно-кадрового, загального відділів, керівники відділів, управлінь, інших виконавчих органів, які готували документи та яким це було доручено. Якщо розпорядження пов’язане з виділенням коштів, його візує начальник фінансового управління, начальник відділу бухгалтерського обліку та звітності.

У розпорядженні зазначаються конкретні строки реалізації намічених завдань, відповідальні за його виконання та контроль.

8.4. Завізовані проекти розпорядження з додатками, списком адресатів, яким слід направити розпорядження, подаються на розгляд і візування заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконокому. Відповідно оформлені проекти розпоряджень подаються загальним відділом на підпис міському голові.

8.5. Розпорядження підписує міський голова, а в разі його відсутності перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради. У випадках відсутності і першого заступника міського голови розпорядження з питань діяльності виконавчих органів ради підписуються заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, які за письмовим чи усним розпорядженням міського голови отримали відповідні повноваження. Додатки до розпорядження підписуються керівниками структурних підрозділів міської ради, які готували проект розпорядження, оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою.

8.6. Підписані розпорядження реєструються у загальному відділі, розпорядження щодо кадрових питань - в організаційно-кадровому відділі. Датою розпорядження є дата його підписання. Порядкова індексація розпорядження здійснюється протягом календарного року.

8.7. Загальний, організаційно-кадровий відділи підписані розпорядження протягом 2 - 3 днів надсилає виконавцям.

8.8. Оригінали розпоряджень підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному та організаційно-кадровому відділах 2 роки, після чого передаються на зберігання в архівний відділ міської ради.


9. Доручення міського голови

9.1. Міським головою на оперативних нарадах даються доручення посадовим особам міської ради, керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади.

9.2. Засідання нарад оформляються протоколами, які веде загальний відділ.

9.3. Оформлені належним чином доручення подаються на затвердження міському голові в день проведення наради.

Доручення друкуються на бланках встановленого зразка і направляються виконавцям наступного дня після наради.

9.4. Доручення знімаються з контролю особисто міським головою. Підставою для зняття з контролю є ґрунтовна інформація виконавця, яка подається міському голові.

9.5. Якщо виконати завдання у визначений термін неможливо, виконавець за 3 дні до закінчення строку подає на ім’я міського голови записку з обґрунтуванням цих причин, пропонує новий термін, який необхідний для реалізації доручення.


10. Проведення юридичної експертизи нормативних документів виконавчих органів міської ради

10.1. Всі проекти рішень, розпоряджень міського голови та інші акти (статути, угоди, контракти тощо), які готуються виконавчими органами міської ради (надалі - проекти) та подаються на розгляд органу, уповноваженому приймати рішення, або міському голові, підлягають спеціальному редагуванню та обов’язковій юридичній експертизі юридичним відділом міської ради на відповідність вимогам чинного законодавства.

10.2. Проекти рішення повинні подаватися безпосереднім виконавцем зі всіма первинними документами, зброшурованими та завіреними печаткою виконавчого органу міської ради або підприємства, установи та організації, яка готувала проект. На звороті останньої сторінки первинних документів проставляється кількість сторінок, підпис відповідальної особи та печатка.

В проекті обов’язково вказуються норми законодавчого акта, на підставі якого приймається рішення.

10.3. Юридичний відділ проводить експертизу поданих проектів на відповідність їх чинному законодавству, візує їх та повертає виконавцю. Термін, необхідний для вивчення документів, не може перевищувати двох календарних днів.

10.4. У разі невідповідності проекту вимогам чинного законодавства та якщо внесені до нього юридичним відділом зауваження не враховано, начальник юридичного відділу, візуючи проект, подає письмовий висновок з пропозиціями щодо законного вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником структурного підрозділу міської ради, який готував проект документа. При цьому робиться такий запис: "Висновок додається - начальник юридичного відділу", після якого ставиться підпис керівника і дата.

10.5. Начальники юридичного відділу, організаційно-кадрового, загального відділів візують проекти рішень за наявності віз керівників зацікавлених структурних підрозділів міської ради або осіб, що тимчасово виконують їх обов’язки.

10.6. Візуванню підлягає кожна із сторінок проекту рішення, в тому числі додатків. При цьому проставляється підпис.

10.7. Прийняття нормативного документа без попереднього розгляду юридичним відділом не допускається.


11. Механізм контрольно-координаційної діяльності виконавчих органів міської ради

11.1. Міський голова та виконавчі органи міської ради на виконання повноважень, передбачених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", здійснюють в плановому порядку чи за зверненнями громадян перевірки з питань дотримання чинного законодавства в діяльності керівників підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, з питань, віднесених до компетенції ради, одержують від них відповідну інформацію.

11.2. Юридичний відділ міської ради щоквартально аналізує нормативні документи, видані виконавчими органами ради, на відповідність їх чинному законодавству та подає узагальнену довідку з пропозиціями про механізм усунення недоліків міському голові до 25 числа наступного за кварталом місяця. Самостійні управління, відділи міської ради надають копії нормативних документів (на паперових чи електронних носіях) юридичному відділу до 5 числа місяця наступного за кварталом.

11.3. Керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, в разі виявлення ними порушень чинного законодавства в діяльності керівників підприємств, установ і організацій, подають свої висновки і пропозиції, узгоджені з юридичним відділом та з відповідним заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради, міському голові для вжиття заходів.

11.4. В разі, коли про порушення чинного законодавства органами чи посадовими особами повідомляється в депутатських запитах, зверненнях юридичних чи фізичних осіб, міський голова або його заступники за розподілом обов’язків дають письмове доручення щодо перевірки вказаних порушень і за її наслідками приймають відповідне рішення.

11.5. Контроль за виконанням вказівок і доручень, які містяться в нормативно-розпорядчих документах, що надходять до міської ради від центральних органів влади, обласної державної адміністрації, обласної ради, здійснюють перший заступник та заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому, секретар ради, керівники виконавчих органів через підпорядковані їм підрозділи, інші працівники виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків і відповідно до покладених на них завдань.

11.6. Організаційно-технічний контроль за дотриманням строків виконання вказівок і доручень центральних органів влади, рішень і розпоряджень, прийнятих міською радою та її виконавчими органами, міським головою, здійснюють працівники виконавчих органів міської ради, на яких це покладено відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

11.7. Заходи, вказівки та доручення, що містять розпорядчі документи центральних органів влади, облдержадміністрації, обласної ради, виконуються в строки, вказані в цих документах, або в строки, встановлені в резолюціях керівництва міської ради, а в разі їх відсутності - не пізніше 30 календарних днів з часу надходження документа і реєстрації його загальним відділом.

Термінові доручення, що містяться в розпорядчих документах, виконуються негайно.

11.8. Якщо виконання доручення у визначені строки з поважних причин не може бути здійснено, керівники виконавчих органів завчасно, але не пізніше як за 3 дні до закінчення терміну виконання, подають записку з обґрунтуванням цих причин керівнику, яким дано доручення, для продовження терміну виконання. Про новий термін виконання негайно інформується організаційно-кадровий та загальний відділи.

11.9. Координацію роботи з контролю за виконанням доручень центральних органів влади, облдержадміністрації, обласної ради, рішень міської ради, її виконавчих органів, розпоряджень міського голови здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому. Він періодично доповідає про стан та ефективність виконання міському голові.


12. Організація контролю за виконанням документів

12.1. Контроль за виконанням документів органів вищого рівня, інших службових документів, рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови здійснюється міським головою, , першим заступником та заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради згідно з розподілом функціональних обов’язків, а також керівниками виконавчих органів ради.

12.2. Організаційно-технічну роботу за здійсненням контролю виконує організаційно-кадровий відділ.

12.3. Акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, документи обласної ради, обласної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності - першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради.

12.4. Документи органів вищого рівня без винятку реєструються у загальному відділі в день їх надходження і передаються на розгляд міському голові.

12.5. На всіх розглянутих документах міський голова (інша відповідна посадова особа) пише резолюцію. Резолюція повинна містити такі обов’язкові елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, строк виконання, особистий підпис, дата. На документі повинно бути не більше однієї резолюції.

12.6. З резолюцією документ протягом дня доводиться до відома виконавця, який розписується в контрольному листі та ставить дату. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Їй надається право уточнення завдання, скликання співвиконавців на нараду, здійснення додаткових перевірок, узагальнюючих матеріалів, звітів, інформацій про виконання документа.

12.7. Строки виконання вказуються в документах або встановлюються міським головою, першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради, які фіксуються в резолюціях.

12.8. Строк виконання може бути продовжений лише особами, які його встановили. Продовження строку виконання повинно бути оформлено відразу ж після його отримання або не менш як за 3 дні до закінчення встановленого строку виконання.

12.9. Відповідальність за виконанням документів несуть посадові особи, яким це доручено.

12.10. На виконання нормативних документів органів вищого рівня можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

12.11. Інформації та звіти про хід виконання контрольних документів підписують особи, на яких покладено контроль за виконанням.

12.12. Якщо в процесі виконання рішень, розпоряджень з’ясувалося, що виконати їх у встановлені терміни неможливо, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обгрунтуванням причин.

12.13. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після повного виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття з контролю рішень, розпоряджень є інформація про його виконання, підписана особою, на яку покладено контроль, та завізована першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради, які ведуть відповідну галузь.

12.14. Рішення виконавчого комітету міської ради з планових питань знімаються з контролю після розгляду підсумкової інформації про хід його виконання на засіданні виконкому, в разі повного усунення відмічених недоліків та зауважень - резолюцією міського голови на підсумковій інформації.

12.15. Для перевірки стану справ щодо виконання рішення та підготовки проекту рішення про зняття його з контролю за пропозицією першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому, секретаря ради може створюватися комісія. Персональний склад комісії затверджує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому.

До складу комісії включаються спеціалісти та працівники виконавчих органів, не пов’язаних з підготовкою самого рішення, депутати.

12.16. Документи органів вищого рівня вважаються виконаними лише тоді, коли порушені в них питання вирішені і кореспонденту дана вичерпна відповідь по суті.

12.17. Після виконання документи знімаються з контролю, при цьому на документі і в контрольній картці робиться відмітка про зняття з контролю.


13. Організація роботи із службовими документами, порядок їх проходження і виконання

13.1. Організація роботи із службовими документами у виконавчому комітеті міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства у міській раді, її виконавчих органах та комунальних підприємствах, затвердженої розпорядженням міського голови.

13.2. Службові документи, які надійшли до міської ради, передаються для реєстрації в загальний відділ. Реєстрація проводиться в день надходження документа.

На кожний документ оформляється реєстраційно-контрольна картка.

13.3. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів, що надійшли, і після реєстрації подає їх на розгляд міському голові.

13.4. Документи розглядаються міським головою в день їх надходження. Затримка розгляду документів допускається у виняткових випадках, але не більше як на 3 дні. Термінові документи розглядаються негайно.

13.5. Розглянуті документи передаються у загальний відділ. Зміст резолюції переноситься в реєстраційно-контрольну картку.

В день повернення документа він передається на виконання спочатку особі, вказаній в резолюції, першою.

13.6. Під час взяття документа на контроль в правому верхньому кутку аркуша та реєстраційно-контрольній картці ставиться штамп "Контроль".

13.7. Службові документи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після вжиття заходів щодо їх вирішення. Рішення про зняття з контролю службового документа приймають відповідні посадові особи.

Контроль за виконанням службових документів з резолюцією міського голови: "Контроль" здійснюється відповідними керівниками.

В разі остаточного вирішення питання або за обставин недоцільності надалі здійснювати контроль, керівник відповідного підрозділу письмово звертається з клопотанням до міського голови про зняття цього документа з контролю.

Організаційно-кадровий відділ щоквартально перевіряє ефективність такого контролю в самостійних управліннях, відділах міської ради, подає заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому відповідну інформацію.

13.8. Виконавці доповідають про виконання документів до закінчення контрольних строків. На контрольні документи виконавцями готуються довідки-інформації, проекти розпорядчих документів, звітів, відповідей органам, від яких надійшов документ.

13.9. Якщо міський голова або інша посадова особа вважає проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на примірнику відповіді робиться запис "До справи", підписується і зазначається дата. Дата надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітка про зняття документа з контролю заноситься до реєстраційно-контрольної картки.

13.10. Оригінали службових документів з усіма необхідними матеріалами щодо їх виконання повертаються у загальний відділ для формування справи, картотек, банку даних та подальшого зберігання в архіві.

Не допускається формування і зберігання справ у виконавців.

13.11. Вихідні документи повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені.

Обов’язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені.

Документ не повинен містити більше трьох різних адрес. При надсиланні документа більш ніж трьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсилці зазначається лише один адресат.

На останньому аркуші вихідного документа зазначається прізвище, ініціали та номер службового телефону його безпосереднього виконавця.

13.12. Вихідні документи, що готуються за підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками структурних підрозділів, першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені в документах.

Документи, адресовані в центральні органи влади, обласну державну адміністрацію, обласну раду, правоохоронні та контролюючі органи, підписуються міським головою, у виключних випадках в разі його тривалої відсутності - першим заступником або заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради, на яких покладено виконання обов’язків голови.

13.13. На підпис міському голові вихідні документи подаються щоденно до 17-ї години. Подані після 17-ї години документи передаються на підпис міському голові наступного дня. Термінові документи передаються на підпис міському голові негайно.

13.14. Підписані вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Організаціям, установам, що розташовані в центрі міста, документи доставляються під розпис після 14-ї години кур’єром.

13.15. Вихідні документи, службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, беруться на контроль.


14. Порядок ведення діловодства в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах виконкому міської ради

14.1. Порядок ведення діловодства в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради здійснюється відповідно до цього Регламенту та Інструкції з діловодства у міській раді, її виконавчих органах та комунальних підприємствах, затвердженої розпорядженням міського голови.

14.2. Діловодство у виконавчих органах міської ради (крім самостійних управлінь та відділів) здійснюється загальним відділом.

14.3. Реєстрація документів здійснюється за картковою або, якщо обсяг обігу документів незначний, за журнальною системою. Порядкова індексація документів проводиться в межах календарного року.

14.4. Вся вхідна кореспонденція після її реєстрації подається на розгляд керівникам структурних підрозділів. Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються у порядку і в строки, визначені цим Регламентом.

14.5. Накази, що видаються в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради, підписуються їх керівниками або заступниками керівників, які тимчасово виконують їх обов’язки, і засвідчуються печатками.

14.6. Друкування, розмноження і доведення до виконавців власних розпорядчих вихідних і внутрішніх документів здійснюється загальним відділом.

14.7. Документи постійного та тривалого строків зберігання перебувають в структурних підрозділах міської ради 5 років, після чого передаються на зберігання архівному відділу міської ради.

14.8. При зміні керівників в структурних підрозділах міської ради складається акт передачі-прийому справ за участю представника архівного відділу, а при звільненні начальника відділу бухгалтерського обліку та звітності - представника фінуправління, в якому зазначається кількість справ, які зберігаються в підрозділі, в т. ч. віднесені до Національного архівного фонду.


15. Ведення секретного діловодства

15.1. Ведення секретного діловодства у міській раді покладається на головного спеціаліста загального відділу.

15.2. Порядок ведення секретного діловодства здійснюється відповідно до Закону України "Про державну таємницю" від 21.01.94 р. N 3855-XII зі змінами від 21.09.99 р. N 1079-XIV та Положення про режимно-секретні органи в міністерствах, відомствах, Уряді Автономної Республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади, виконкомах Рад, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.08.95 р. N 609.

15.3. Користуватись секретними документами в міській раді можуть тільки посадові особи, що мають оформлений в установленому порядку допуск. Перелік посадових осіб, що можуть мати допуск для роботи із секретними документами, затверджується розпорядженням міського голови.

15.4. Особам, які мають доступ до державної таємниці, надаються компенсації, передбачені постановою Кабінету Міністрів України від 15 червня 1994 року N 414.


16. Організація прийому громадян та порядок розгляду їх звернень

16.1. Робота зі зверненнями громадян в міській раді, її виконавчих органах здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", діловодство з цих питань - відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. N 348.

16.2. Прийом громадян міським головою, першим заступником та заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради здійснюється згідно з графіком, затвердженим міським головою, який оприлюднюється через газету "Каховська зоря".

16.3. Організаційно-технічне забезпечення роботи зі зверненнями громадян, особистого їх прийому забезпечується головним спеціалістом загального відділу.

Ведеться прийом громадян і керівниками виконавчих органів міської ради, їх структурних підрозділів на місцях згідно з графіками, затвердженими міським головою.

16.4. Контроль за виконанням доручень, даних керівництвом виконкому міської ради на прийомі, здійснює головний спеціаліст загального відділу.

Виконавці інформують відповідного керівника та громадянина про стан розгляду та прийняте рішення з порушених на прийомі питань.

16.5. Письмові звернення громадян реєструються в день їх надходження. На кожне звернення оформляється контрольно-реєстраційна картка встановленого взірця. Після чого звернення передаються на розгляд міському голові, його першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому, секретарю ради відповідно до розподілу обов’язків.

Звернення, зміст яких не вимагає їх розгляду безпосередньо міським головою чи іншими керівниками міської ради, направляються за належністю для розгляду відповідним виконавчим органам міської ради, керівникам установ, підприємств та організацій незалежно від форми їх власності.

16.6. Звернення розглядаються керівництвом в день їх подання. В окремих випадках вони можуть бути на розгляді довше, але не більше 3-х днів.

16.7. Результати розгляду звернень керівництвом фіксуються в резолюціях відповідно до вимог, викладених в п. 12.5 розділу 12 Регламенту.

16.8. Розглянуті керівництвом звернення передаються головним спеціалістом загального відділу виконавцям в той же день під розписку. Оригінал звернення передається особі, що зазначена в резолюції першою. Якщо виконання порушених в зверненнях питань доручається кільком виконавцям, то координація і узагальнення цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Відповідь візують всі виконавці.

16.9. Звернення колективні, повторні, інвалідів Великої Вітчизняної війни, інвалідів загального захворювання, багатодітних сімей та інші, де цього вимагає резолюція керівництва, беруться на контроль.

Контроль виконання доручень керівництва щодо звернень громадян здійснюється головним спеціалістом загального відділу.

У разі потреби ним надаються громадянам роз’яснення з порушених питань.

16.10. Звернення, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після вирішення питання по суті. Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.

16.11. Якщо міський голова або інша керівна особа вважає проведену роботу достатньою, то на примірнику відповіді робиться запис "До справи", підписується і зазначається дата.

16.12. Звернення з усіма документами про його розгляд повертаються до головного спеціаліста загального відділу для формування банку даних та подальшого зберігання впродовж 5 років.

16.13. Відповідальність за збереження матеріалів звернень, які зняті з контролю, несе головний спеціаліст загального відділу.

16.14. Головний спеціаліст загального відділу щомісячно аналізує стан роботи зі зверненнями, щорічно готує статзвіти про розгляд звернень громадян, раз в квартал готує аналітичну довідку та проект рішення про розгляд звернень громадян та стан виконавчої дисципліни у виконавчих органах міської ради. Про порушення терміну розгляду звернення окремими виконавцями негайно інформує заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.

16.15. Головним спеціалістом загального відділу за окремим планом, затвердженим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому (не рідше 1 разу на 2 роки), здійснюється перевірка стану справ щодо організації роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради та комунальних підприємствах. Про наслідки перевірки інформується заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому.


17. Порядок друкування та тиражування документів і матеріалів

17.1. Друкування документів, матеріалів здійснюється управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами міської ради.

17.2. Проекти вихідних та внутрішніх документів повинні бути написані грамотно і розбірливо, ретельно вивірені та завізовані виконавцями.

17.3. Документи друкуються відповідно до вимог, викладених в Інструкції з діловодства у міській раді, її виконавчих органах та комунальних підприємствах, затвердженої розпорядженням міського голови.

17.4. Відповідальність за зміст, грамотність тексту та якість надрукованого документа несе виконавець.

17.5. Копіювання і тиражування документів здійснює загальний відділ.


18. Організація роботи з кадрами та ведення документації

18.1. Організація роботи з кадрами в міській раді забезпечує державну політику у сфері служби в органах місцевого самоврядування в Україні.

18.2. Ведення документації з питань кадрової роботи та служби в міській раді відповідно до вимог чинного законодавства України здійснюється організаційно-кадровим відділом.

18.3. Прийняття на службу та звільнення зі служби міської ради всіх посадових осіб та службовців здійснюється шляхом призначення та звільнення міським головою чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

18.4. Прийняття на службу в міську раду здійснюється відповідно до ст. 10 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

18.5. Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в міську раду, складають Присягу.

18.6. Посадові особи міської ради в своїй діяльності суворо дотримуються Конституції України, законів України, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, рішень сесій та виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, нормативних документів органів державної виконавчої влади в частині делегованих повноважень.

18.7. Документи з особового складу ведуться та зберігаються в організаційно-кадровому відділі міської ради у відповідності до вимог чинного законодавства України.


19. Порядок надання відпусток та відряджень

19.1. Гарантії та відносини, пов’язані з відпустками, регулюються Конституцією України, Законами України "Про відпустки", "Про службу в органах місцевого самоврядування", Кодексом законів про працю України та іншими нормативними актами України.

19.2. Рішення про відрядження першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради, керівників структурних підрозділів та працівників, які фінансуються відділом бухгалтерського обліку та звітності міської ради, приймає міський голова, про що оформляється відповідне розпорядження.

В усіх інших випадках рішення приймають керівники виконавчих органів - головні розпорядники коштів.

19.3. Разом з фінансовим звітом працівник звітує про результати виконання доручення керівнику, який прийняв рішення про відрядження.


20. Порядок подання документів до нагородження державними нагородами та нагородження, заохочення міською радою

20.1. Порядок відзначення державними нагородами України, відзнаками Президента України, регулюються відповідними положеннями про ці нагороди.

20.2. Оформлення нагородних матеріалів та їх подання здійснюється відповідно до Інструкції про порядок представлення до нагородження державними нагородами України і вручення нагород.

20.3. Нагородження проводиться за поданням виконавчих органів міської ради на підставі клопотань трудових колективів та громадських організацій. Попередній розгляд цих документів здійснюють перший заступник, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому, секретар ради згідно з розподілом обов’язків.

20.4. Безпосереднім виконавцем підготовки проектів рішень ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з питань нагороджень є організаційно-кадровий відділ.


21. Підготовка та проведення нарад і семінарів

21.1. Наради є організаційно-правовою формою діяльності, яка забезпечує колегіальне обговорення завдань і прийняття рішень щодо їх виконання.

21.2. Для організації навчання та методичних консультацій з керівниками виконавчих органів міської ради, керівниками підприємств, установ і організацій проводяться семінари.

21.3. Наради і семінари проводяться міським головою, його першим заступником, заступниками з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради відповідно до розподілу функціональних повноважень по мірі необхідності.

21.4. Дата, час, порядок проведення, тематика нарад і семінарів, коло запрошених осіб визначається керівником, що їх проводить.

Якщо нарада чи семінар, що проводяться в будинку міської ради, потребують приміщення загального користування, то це погоджується з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, а в його відсутність - з начальником загального відділу не пізніше ніж за три дні.

21.5. Виклик працівників на наради і семінари здійснюється телефонограмою завчасно, але не пізніше як за один - два дні до їх проведення працівниками, кому це доручено керівництвом.

21.6. Працівником, якому доручено питання підготовки наради, семінару, завчасно розробляється план проведення наради чи семінару, готуються інші необхідні матеріали, які подаються на розгляд і затвердження відповідному керівнику не пізніше як за один робочий день до їх проведення.

21.7. Проведення наради фіксується у короткому протоколі, який зберігається у виконавчому органі, що проводив семінар (нараду). Оформлення протоколів покладається на структурний підрозділ, що готує нараду. Контроль за своєчасним і якісним оформленням протоколів здійснює працівник, на якого покладено ці обов’язки.

21.8. За матеріалами нарад і наслідками розгляду питань при необхідності готуються проекти відповідних рішень, розпоряджень, наказів чи інших документів.


22. Організація роботи постійних і тимчасових комісій, утворених виконавчим комітетом

22.1. Для виконання окремих завдань в межах повноважень, передбачених законодавством, координації роботи управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій в процесі реалізації розроблених радою програм, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів влади виконавчим комітетом та міським головою можуть утворюватися постійні чи тимчасові комісії.

22.2. Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради, першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому, секретарем ради відповідальних, згідно з розподілом обов’язків, за питання, з якого утворюється комісія та подається на розгляд виконавчого комітету або затвердження міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

22.3. Якщо комісія утворюється на тривалий період для виконання завдань, що носять багаторазовий характер, то в цьому випадку розробляється і затверджується положення про комісію органом або посадовою особою, які її утворили.

22.4. При утворенні тимчасової комісії - її завдання та повноваження визначаються в самому документі про її утворення.

Наслідки роботи комісій (їх засідань) оформляються протоколами. Для цього в складі комісій передбачається її секретар, на якого покладаються обов’язки ведення протоколів.

22.5. Прийняті комісією рішення носять рекомендаційних характер. За результатами розгляду в комісіях з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконавчого комітету або розпорядження міського голови.

22.6. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.


23. Порядок прийому зарубіжних делегацій у міській раді

23.1. Офіційний прийом зарубіжних делегацій в міській раді проводиться, як правило, з метою укладання угод або підписання протоколу намірів про співробітництво з іноземними партнерами.

23.2. Керівники підприємств, установ, організацій, громадських об’єднань, за клопотанням яких запрошується зарубіжна делегація, погоджують це питання з міською радою не пізніше ніж за 7 днів до візиту делегації.

Матеріали попереднього вивчення проблеми передаються для висновку і прийняття рішення першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, , заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому, секретарю ради згідно з розподілом функціональних обов’язків.

23.3. Як виняток, поза зазначеною процедурою прийом іноземних гостей може здійснюватись на офіційне прохання акредитованих в Україні дипломатичних представництв зарубіжних держав чи за рекомендацією Міністерства закордонних справ України, Адміністрації Президента України, Верховної Ради та офіційно запрошених керівництвом області.

23.4. На час прийому зарубіжних делегацій в міській раді відділом по взаємодії з правоохоронними органами, партіями, громадськими організаціями та засобами масової інформації забезпечується необхідна протокольна атрибутика.

23.5. Список посадових осіб, які приймають участь у прийомі делегації, складається відділом по взаємодії з правоохоронними органами, партіями, громадськими організаціями та засобами масової інформації і затверджується міським головою.

23.6. За підсумками зустрічі з зарубіжною делегацією складається протокол або готується звіт за встановленою формою керівником відповідного виконавчого органу.

Один примірник протоколу (звіту) в триденний термін після зустрічі обов’язково передається у відділ по взаємодії з правоохоронними органами, партіями, громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради.


24. Порядок виготовлення печаток, штампів, бланків, користування та забезпечення їх зберігання

24.1. Виконавчий комітет має гербову печатку встановленого взірця, виготовлення якої забезпечується у встановленому порядку.

24.2. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконавчого комітету є заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконкому. Печатка з дозволу міського голови передається начальнику загального відділу.

24.3. Гербовою печаткою виконавчого комітету міської ради засвідчують підписи міського голови на оригіналах рішень та розпоряджень міського голови, бухгалтерські документи, а також підписи першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, , заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

24.4. Печатки і штампи зберігаються в спеціальних сейфах, металевих ящиках, що забезпечують їх надійне зберігання.

24.5. Виготовлення бланків міської ради, виконавчого комітету забезпечується у встановленому порядку за взірцями, погодженими з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому.

24.6. Бланки виконавчого комітету та розпорядження міського голови є бланками суворого обліку та звітності і мають нумерацію. Номер бланка зазначається у нижній лівій частині його зворотньої сторони.

24.7. Управління, відділи та інші структурні підрозділи виготовляють свої бланки. Взірці загальних бланків - для листів, наказів погоджуються з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому.

24.8. Документи, складені на бланках міської ради, підписують міський голова, секретар міської ради, складені на бланках виконавчого комітету, - міським головою, його першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому. Підпис документів, складених на бланках міської ради або виконкому міської ради, іншими посадовими особами не допускається.

24.9. Облік, видача та контроль за використанням бланків здійснюється у встановленому порядку загальним відділом.

В управліннях, відділах та інших виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за використанням бланків здійснюють особи, які відповідають за діловодство.

24.10. Копіювання бланків виконавчого комітету не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення та реєстрації не приймаються.


25. Порядок висвітлення роботи в засобах масової інформації

25.1. Офіційні повідомлення засобам масової інформації про діяльність виконавчого комітету, структурних підрозділів, постійних і тимчасових комісій, підсумки розгляду питань на нарадах та інше мають право надавати управління, відділи міської ради за дозволом міського голови, першого заступника, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючогосправами виконкому, секретаря ради.

25.2. Дозвіл на присутність (акредитацію) представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщеннях, де проводяться постійні або тимчасові заходи, надається заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконкому.


26. Про вчинення підпису на свідоцтвах про право власності на об’єкти нерухомості

26.1. Свідоцтво про право власності на об’єкти нерухомості видається бюро технічної інвентаризації на підставі рішення виконавчого комітету міської ради.

26.2. Право підпису свідоцтва про право власності на об’єкт нерухомості має міський голова.

26.3. Проект рішення виконавчого комітету готує бюро технічної інвентаризації.

26.4. При відсутності міського голови свідоцтво про право власності на об’єкт нерухомості підписує особа, на яку покладено обов"язки міського голови.


27. Порядок підготовки, правової експертизи та реєстрації договорів, що укладаються від імені та в інтересах територіальної громади, міської ради та її виконавчого комітету

27.1. Цей Порядок визначає питання щодо підготовки, правової експертизи та реєстрації договорів, що укладаються від імені та в інтересах територіальної громади, міської ради та її виконавчого комітету і є обов’язковим для виконання всіма посадовими особами органу місцевого самоврядування та його структурних підрозділів.

27.2. Правова експертиза та реєстрація договорів здійснюється юридичним відділом міської ради.

27.3. Договори вважаються дійсними, якщо вони складені у письмовій формі і підписані сторонами, набирають чинності після реєстрації у юридичному відділі, якщо інше не передбачено Договором.

27.4. Договір від імені юридичної особи підписується особою, що має на це повноваження, із зазначенням її посади, підстав повноважень та буквенним позначенням прізвища, а її особистий підпис завіряється печаткою цієї юридичної особи.

27.5. Відповідальність за достовірність інформації, наведеної у договорах, які подаються на реєстрацію, несуть сторони договору.

27.6. Договори, що подаються на реєстрацію, друкують на окремих аркушах білого паперу формату А-4, при цьому другий і наступний аркуші нумерують арабськими цифрами. Всі документи друкують шрифтом чорного кольору. Виправлення у документах не допускається.

27.7. Правова експертиза та реєстрація договору здійснюється протягом двох тижнів від дати надходження договору до юридичного відділу з оформленими документами, що до нього додаються, в окремих випадках термін правової експертизи та реєстрації договору може бути скорочений.

27.8. Юридичний відділ:

27.8.1. Здійснює правову експертизу договору та доданих до нього документів.

27.8.2. Реєструє договір у відповідному реєстрі.

27.8.3. Присвоює договору номер.

27.8.4. Інформує сторони договору про реєстрацію. Один примірник оригіналу зареєстрованого договору з візами відповідних посадових осіб зберігається у юридичному відділі згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 р. N 11а.

27.9. Юридичний відділ має право запросити додаткові матеріали, що необхідні для експертизи договору. В цьому разі реєстрація проводиться у двотижневий строк від дати надходження додаткових матеріалів, в окремих випадках термін розгляду та реєстрації договору може бути скорочений.

27.10. До відповідного реєстру заносяться такі відомості:

27.10.1. Предмет договору.

27.10.2. Сторони договору.

27.10.3. Дата укладення договору.

27.10.4. Строк дії договору.

27.10.5. Юридичні адреси сторін, банківські реквізити.

27.10.6. Прізвище, ім’я, по батькові посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням договору.

27.11. Договір не може бути зареєстрований, якщо:

27.11.1. Подані на реєстрацію документи не відповідають вимогам Порядку.

27.11.2. Умови договору не відповідають вимогам чинного законодавства України.

27.12. Якщо договір не може бути зареєстрований, юридичний відділ повертає його сторонам із письмовим зазначенням підстав їх повернення.

27.13. До зареєстрованого договору в межах строку його дії можуть бути внесені зміни на підставі додаткової угоди, у якій вказуються сторони договору та їх адреси, дата реєстрації договору та його реєстраційний номер, перелік змін. При цьому заява та перелік змін мають бути підписані сторонами, завірені їх печатками та погоджені представником юридичного відділу міської ради. У переліку змін вказується редакція пункту (пунктів), що змінюється (змінюються) та (або) доповнюється (доповнюються).

27.14. Юридичний відділ здійснює внесення відповідних змін протягом тижня від дати надходження оформлених документів.

27.15. Рішення про дострокове припинення дії договору, прийняте за взаємною згодою сторін або на підставі рішення суду, доводиться до відома юридичного відділу у місячний строк від дати прийняття такого рішення, але не менше 1 місяця до строку закінчення договору, про що ним робиться відмітка у відповідному реєстрі.


28. Підготовка і передача справ архівному відділу міської ради

28.1. Збереженість документів в управліннях, відділах, інших виконавчих органах міської ради забезпечується наявністю в них відповідальної особи згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

28.2. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання здаються в архівний відділ міської ради:

- загальним відділом міської ради через 2 роки після завершення справ у діловодстві, іншими виконавчими органами міської ради - через 5 років.

Справи тимчасового строку зберігаються у виконавчих органах міської ради згідно з затвердженою номенклатурою справ цього підрозділу і знищуються по акту тільки з дозволу архівного відділу міської ради.

28.3. Підготовка документів включає:

- експертизу цінності документів;

- науково-технічне опрацювання документів;

- складання історичної довідки, описів справ та ін.

28.4. При експертизі цінності документів визначається необхідність відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів створюються постійно діючі експертні комісії з числа працівників відповідного підрозділу та архівного відділу міської ради.

28.5. Залежно від терміну зберігання документа проводиться повне або часткове оформлення справ. Оформлення справ проводиться працівником, на якого покладено обов’язки ведення діловодства. Методичну допомогу та контроль з питань оформлення справ здійснює архівний відділ міської ради.

28.6. Повному оформленню підлягають справи постійного терміну зберігання та з особового складу.

Повне оформлення включає:

- оправлення справи в обкладинку з твердого картону;

- нумерацію аркушів у справі;

- складання засвідчуваного напису справи;

- оформлення обкладинки справи;

- складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи.

28.7. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

28.8. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи окремо по кожній із справ.

Опис справ постійного строку зберігання складається у чотирьох примірниках, з особового складу - у трьох примірниках.

28.9. На стадії підготовки справ для передачі в архівний відділ міської ради працівник відділу перевіряє правильність формування і оформлення справ, відповідність їх номенклатурі справ та опису. При виявленні недоліків у формуванні та оформленні справи повертаються відповідним виконавчим органам на доопрацювання.

Прийом документів здійснюється відповідно до опису справ, в кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі, а також ставиться підпис працівника архівного відділу та особи, яка передала справи.

Прийом справ на державне зберігання проводиться в приміщенні архівного відділу в присутності працівника відповідного органу з дотриманням встановлених правил. У разі виявлення відсутніх справ керівник структурного підрозділу міської ради зобов’язаний вжити заходів щодо їх розшуку та притягнення винних у цьому до відповідальності відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

28.10. Згідно зі ст. 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", у разі ліквідації або реорганізації структурних підрозділів міської ради документи, що нагромадилися за час їх діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам із збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників - архівному відділу міської ради.