UKR
Субота 13 Квітня 2024 року subscribe_imgПідписатися на новини
kaxobka
Офіційний сайт Каховської міської територіальної громади
Версія сайту для людей з вадами слуху та зору

Оголошення


11.03.2024

На виконання Закону України від 21.03.2023 № 3005-IX «Про засудження та
заборону пропаганди російської імперської політики в Україні і деколонізації
топонімії» та доручення начальника Херсонської обласної військової
адміністрації № 22 від 07 березня 2024 року перейменуванню підлягають
вулиці та провулки на території Каховської міської територіальної громади, а
саме: 42 вулиці та 4 провулки у м. Каховці; 8 вулиць у старостинських
округах громади.

Детальніше

16.02.2022

 

До уваги
фермерів та бджолярів громади!

Детальніше

14.02.2022

Оголошення щодо конкурсу з відбору суб’єктів оціночної діяльності з оцінки земельних ділянок (з метою викупу):

Детальніше

14.02.2022

До уваги фермерів та бджолярів громади!

Детальніше

10.02.2022

24 лютого 2022 року о 9:00 годині, у приміщенні Каховської міської ради (ІІІ поверх - зал засідань) відбудеться пленарне засідання двадцять шостої сесії Каховської міської ради VІІІ скликання.

Детальніше

Лічильник відвідувачів


Сьогодні243
Вчора855
На цьому тижні4767
Минулого тижня8617
У цьому місяці13384
Минулого місяця34012
За весь період2457139

Про проведення огляду стану діловодства, упорядкування та збереженості документів Національного архівного фонду у структурних підрозділах Каховської міської ради


З метою підвищення культури діловодства, забезпечення чіткого контролю за виконанням документів та забезпечення їх збереженості, керуючись статтями 5, 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», статтею 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Провести з 1 березня 2017 року по 1 грудня 2017 року огляд стану діловодства, упорядкування та збереженості документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) у структурних підрозділах міської ради:

2. Вважати основними завданнями огляду:

- глибоке вивчення кола питань, пов’язаних зі станом діловодства, упорядкування та збереженості документів;

- розробку конкретних пропозицій щодо поліпшення стану діловодства, упорядкування та збереженості документів;

- здійснення практичних заходів щодо усунення виявлених під час огляду недоліків.

3. Для підготовки та проведення огляду створити комісію (додаток 1).

4. Під час огляду користуватись Умовами проведення огляду стану діловодства, упорядкування та збереженості документів НАФ в структурних підрозділах міської ради (додаток 2).

5. Комісії, утвореній цим розпорядженням, проаналізувати стан діловодства, упорядкування та збереженості документів всіх структурних підрозділів міської ради, обговорити результати на її засіданні у січні 2018 року.

6. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами виконкому Чернявського В.В.

 

Міський голова  А.А. Дяченко

 

 

Додаток 1

до розпорядження міського голови

____________№ _____

 

СКЛАД

комісії з підготовки та проведення огляду стану діловодства, упорядкування та збереженості документів НАФ у структурних підрозділах

міської ради

 

Чернявський Віталій Вікторович

- голова комісії, керуючий справами виконкому

 

 

Сергієнко Олексій Олексійович

- заступник голови, начальник архівного відділу

 

 

Кузнєцова Ольга Олександрівна

- секретар комісії, головний спеціаліст архівного відділу

 

 

Члени комісії:

 

Рашевський Геннадій Леонідович

- начальник загального відділу

 

Жуковець Ірина Степанівна

- головний спеціаліст загального відділу

 

Паталашка Оксана Анатоліївна

-головний спеціаліст відділу організаційно-кадрової роботи, інформаційної політики та взаємодії з громадськістю

 

 

 

 

 

 

Додаток 2

до розпорядження міського голови

____________ № _____

 

УМОВИ

проведення огляду стану діловодства, упорядкування

та збереженості документів НАФ у структурних підрозділах

міської ради

 

Документи НАФ, що відкладаються в структурних підрозділах міської ради, є складовою частиною історико-культурної спадщини та інформаційних потреб суспільства. Ці установи, відповідно до статті 3 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» зобов’язані забезпечувати збереженість НАФ та сприяти його поповненню.

Основними завданнями огляду є глибоке вивчення кола питань, пов’язаних зі станом діловодства, упорядкування та збереженості документів; розробка конкретних пропозицій щодо поліпшення цієї роботи; здійснення практичних заходів щодо усунення виявлених під час огляду недоліків.

Для організації та проведення огляду створюється комісія. Вона проводить перевірку стану діловодства та забезпечення збереженості документів у структурних підрозділах міської ради (графік додається), аналізує надані ними анкети (додається). Анкети структурними підрозділами надаються до архівного відділу за тиждень до дати перевірки.

 

1. Стан діловодства

 

Діловодство повинно вестися відповідно до інструкції з діловодства у міській раді, її виконавчих органах та комунальних підприємствах, затвердженої розпорядженням міського голови від 30 січня 2012 року № 18-р.

У кожній установі має бути погоджена з державним архівом області номенклатура справ. Документи у справи формуються згідно з номенклатурою.

Для проведення експертизи цінності документів повинна бути створена експертна комісія (ЕК). Її діяльність регламентується відповідним положенням, засідання протоколюються.

 

2. Стан упорядкування документів

 

Впродовж 2017 року документи постійного терміну зберігання, з особового складу повинні бути упорядковані по 2012 рік включно, а описи на них схвалені чи погоджені експертно-перевірною комісією Державного архіву області.

У кожній установі щорічно повинен складатися паспорт архіву.

 

 

3. Стан відомчого зберігання документів

 

У кожній установі має бути створений відомчий архів та призначена особа, відповідальна за збереженість архівних справ.

Архів здійснює свої функції на підставі положення.

Відомчий архів має бути розташований в окремому приміщені, обладнаному згідно з Правилами − приміщення має бути безпечним у пожежному відношенні, гарантованим від затоплення та ізольованим від джерел накопичення комах і гризунів. У випадку розміщення архіву на першому поверсі на вікнах встановлюються металеві ґрати. Двері повинні бути металеві і мати надійні замки.

Не дозволяється зберігати справи у вологих непристосованих приміщеннях, а також таких, що не опалюються.

Справи повинні зберігатись на стелажах або в шафах у картонажах. У випадку неможливості придбання картонажів – у в’язках.

Перевірка наявності та стану справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років, з особового складу – раз на 10 років.

 

 

 

 

Додаток

до умов проведення огляду стану діловодства, упорядкування та збереженості документів НАФ

 

 

 

ГРАФІК

 

перевірки стану діловодства та забезпечення збереженості документів

в структурних підрозділах міської ради

 

 

№ п/п

Структурний підрозділ

Дата перевірки

1

Міський центр соціальних служб для сімʼї, дітей та молоді

Березень

2

Відділ освіти

Квітень

3

Відділ культури

Травень

4

Відділ у справах молоді та спорту

Вересень

5

Управління праці та соціального захисту населення

Жовтень

6

Фінансове управління

Листопад

 

 

 

Додаток

до умов проведення огляду стану діловодства, упорядкування та

збереженості документів НАФ

 

АНКЕТА

стану діловодства та забезпечення збереженості документів в

_____________________________________________________

(найменування структурного підрозділу)

1. Відповідальна особа за ведення діловодства (наказ, посадова інструкція тощо)

2. Наявність номенклатури справ, погодженої з Державним архівом області (номер протоколу ЕПК та дата погодження).

3. Ведення діловодства (наявність: журналів або карток реєстрації документів, бланків установи тощо).

4. Робота із зверненнями громадян (наявність: графіку прийому, журналів, скарг на дії посадових осіб, кількості звернень за рік, їх вирішення тощо).

5. Кадрова робота (наявність: журналу ведення трудових книжок, ведення особових справ працівників, журналу реєстрації наказів по особовому складу, положень про відділи, посадових інструкцій працівників, проведення медичного огляду тощо)

5. Наявність наказу про експертну комісію (склад, положення), проведення засідань (протоколи).

6. Стан упорядкування документів (наявність описів справ, історичної довідки, передмов, актів вилучення для знищення документів

7. Наявність паспорту архіву

8. Стан зберігання документів (відповідальна особа за архівний підрозділ (наказ), положення про архівний підрозділ (наказ), наявність приміщення архіву (місцезнаходження, відповіднісь нормам пожежної безпеки, наявність металевих грат на вікнах (І поверх), охоронної сигналізації, наявність опалення, відсоток вологості в приміщенні архіву, наявність стелажів або шаф, відповідність приміщення архіву санітарно-гігієнічним нормам тощо).