UKR
Вівторок 12 Грудня 2017 року subscribe_imgПідписатися на новини
kaxobka
Офіційний сайт територіальної громади міста
Версія сайту для людей з вадами слуху та зору

Оголошення


04.12.2017

08 грудня 2017 року о 14.00 в залі засідань (III поверх) міськвиконкому відбудеться засідання Громадської ради при виконавчому комітеті Каховської міської ради.

Детальніше

24.11.2017

25 листопада 2017 року о 15.30 біля пам’ятного знаку жертвам голодоморів (на розі вулиць Панкеєвської (колишня- К.Лібкнехта) та Б.Хмельницького) відбудуться заходи з нагоди вшанування пам’яті жертв голодоморів.

Детальніше

17.11.2017

Інформація про результати проведення конкурсу суб’єктів оціночної діяльності

Детальніше

15.11.2017

22 листопада 2017 року о 14.00 в залі засідань (III поверх) міськвиконкому відбудеться засідання Громадської ради при виконавчому комітеті Каховської міської ради.

Детальніше

08.11.2017

Оголошується конкурс з відбору суб’єктів оціночної діяльності з оцінки земельних ділянок (з метою викупу)

Детальніше

Лічильник відвідувачів


Сьогодні98
Вчора326
На цьому тижні424
Минулого тижня1995
У цьому місяці3210
Минулого місяця7505
За весь період277752
06.10.16

Положення про архівний відділ


ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення сесії міської ради
26.01.2012 № 395/23

 

ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ Каховської міської ради

 

1. Загальні положення
1.1. Архівний відділ міської ради (далі - відділ) є виконавчим органом міської ради, утворюється за поданням міського голови міською радою, підзвітний і підконтрольний раді, яка його утворила, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний відповідно державному архіву Херсонської області, Державній архівній службі України (Укрдержархіву) у порядку, встановленому законом.
1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Мін’юсту та Укрдержархіву, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також Положенням про відділ.

2. Основні завдання
Основними завданнями відділу є:
2.1. Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
2.2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності з питань архівної справи і діловодства.
2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.
2.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Функції

3.1. Складає і за погодженням з державним архівом області подає для затвердження на сесії міської ради проекти цільових програм, міському голові - плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.
3.2. Забезпечує зберігання, облік і охорону:
- документів Національного архівного фонду, переданих відділу виконавчими органами ради, підприємствами, установами та організаціями, незалежно від форм власності та об’єднаннями громадян, які діють (діяли) на території міста;
- документів особового походження;
- фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії міста;
- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облікових документів і довідкового апарату до документів.
3.3. Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.
3.4. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форм власності та підпорядкування.
3.5. Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
3.6. Подає на затвердження міському голові пропозиції щодо складу органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій міста (список установ), документи яких, віднесені до Національного архівного фонду, надходять на зберігання у відділ.
3.7. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, незалежно від форм власності, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
3.8. Приймає на централізоване тимчасове зберігання архівні документи,
нагромаджені у процесі документування службових, трудових або
інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на
території міста, та інших архівних документів, що не належать до
Національного архівного фонду (трудовий архів);
3.9. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації, подає належні відомості про ці документи державному архіву області.
3.10. Надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства.
3.11. Передає державному архіву області у визначені ним терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
3.12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.
3.13. Видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу.
3.14. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
3.15. Виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.

4. Відділ має право:

4.1. Одержувати в установленому порядку від інших виконавчих органів місцевого самоврядування, а також від підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
4.2. Розробляти та подавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи (послуги), що виконуються (надаються) відділом на договірних засадах.
4.3. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.
4.4. Готувати позови до суду про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
4.5. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.
4.6. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
4.7. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

5. Структура.

5.1. У складі архівного відділу діє створений трудовий архів для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
5.2. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади згідно із законодавством, є посадовою особою органу місцевого самоврядування, у складі відділу діє головний спеціаліст, посадова особа органу місцевого самоврядування та архівіст І категорії, службовець.
5.3. Статус посадових осіб органу місцевого самоврядування визначається згідно із Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування», статус службовця згідно з Кодексом законів про працю України .

6. Начальник відділу:

6.1.Згідно з посадовою інструкцією:
- здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
- розробляє посадові інструкції та функціональні обов’язки працівників відділу;
- забезпечує виконання доручень міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому та планів роботи відділу;
- укладає від імені виконавчого комітету договори на виконання робіт з науково-технічного упорядкування документів;
- визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує підвищення їх кваліфікації;
- у разі відсутності працівників відділу забезпечує виконання завдань відділу, передбачених цим Положенням.
6.2. Для проведення експертизи цінності документів та поданням її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії держархіву області, а також інших питань розпорядженням міського голови у відділі створюється експертна комісія. Склад експертної комісії і положення про неї затверджується розпорядженням міського голови відповідно до типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради, затвердженого Мін’юстом.

7. Взаємодія

7.1. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.
Працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
7. 2.. Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету
7.3. Граничну чисельність, структуру та штатний розпис відділу затверджує міський голова.
7.4. Відділ має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, кутовий штамп, штамп для вміщення пошукових даних на архівних копіях, виготовлених фото- або електрографічним способом, штамп з написом «архівна копія» та штамп експертної комісії архівного відділу.